Especialistas alertam para a utilização do e-mail corporativo

Funcionário deve ter cuidado ao enviar mensagem que pode provocar demissão. É preciso reler texto e conferir destinatário

Por O Dia

Rio - Foi-se o tempo em que o e-mail era apenas uma ferramenta de comunicação informal. Hoje em dia, é caracterizado como um documento. Por isso, tudo que for redigido fica registrado, tem valor legal e pode ser usado contra o profissional. Dessa forma, especialistas em RH afirmam que é necessário ter cuidado e atenção no momento de redigir e enviar mensagem corporativa. Conferir a lista de destinatários para não passar para a pessoa errada, ser sucinto e ler mais de uma vez o que foi escrito para não cometer erros gramaticas e de concordância estão entre as dicas.

Simone Sanches diz que antes de enviar um e-mail relê o texto para se certificar de que não cometeu errosDivulgação

Demorar demais ou não responder as mensagens recebidas, uso para assuntos particulares e enviar currículo para um amigo de uma outra empresa são consideradas falhas corriqueiras e graves.

“O e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho e pertence à corporação. Portanto, o primeiro cuidado é conhecer a política de seu uso na empresa, pois a maioria das pessoas não imagina as implicações jurídicas que um simples e-mail resulta. Por exemplo, pode ser usado para demissão, inclusive por justa causa”, argumenta Roberto Recinella, especialista em carreiras.

Seja objetivo

Para Recinella, os cuidados começam pelo título que deve ser direto e adiantar o assunto a ser tratado. “E a mensagem deve ser simples e de fácil entendimento. Para isso, organize suas ideias de forma clara. Qualquer documento muito extenso deve ser anexado compactado para facilitar o trânsito na rede ou na intranet da empresa”, explica o especialista.

Angélica Nogueira, gerente de desenvolvimento do site de empregos Catho, também orienta a evitar e-mails longos. “Seja sucinto. A síntese de ideias é um exercício que deve ser praticado constantemente. A pessoa para quem você vai mandar a mensagem está no meio de um dia de trabalho. Evite dar voltas no assunto. O texto deve ser claro, objetivo e conter começo, meio e fim”, diz.

Erros de Português prejudicam imagem

Letícia Nobre, consultora em carreiras, garante que erros gramaticas e de concordância são prejudiciais à imagem do profissional. “A imprecisão com o uso correto do idioma passa a impressão de descuido, desleixo. Faz parecer que o funcionário não foi atendo o suficiente para elaborar a mensagem”, analisa a consultora, dando a receita para evitar este tipo de problema: “Revise o conteúdo ou use ferramentas corretoras.”

A gerente de Marketing na empresa Cloud2b, Simone Sanches, 44 anos, é uma das profissionais que segue as dicas da especialista em carreira. “Para evitar erros de português e ter certeza de que passei a mensagem que gostaria, leio o texto antes de enviar para me certificar de que o texto está claro e é de fácil entendimento”, conta.

Angélica Nogueira, da Catho, acrescenta que a comunicação escrita tem o mesmo peso da forma verbal. “Se o profissional comete erros gramaticais e de concordância, a avaliação que os clientes, fornecedores, colegas de trabalho e gestores fazem acaba prejudicando, gradativamente, a sua carreira”, analisa.

Thiago Jordace afirma que é bom manter formalidade ao usar o e-mailDivulgação

Correio eletrônico da empresa não deve ser usado para fins particulares

Especialista em carreiras, Roberto Recinella orienta evitar conteúdos particulares nos e-mails corporativos. “Claro que o bom senso deveria prevalecer, mas o problema é que as pessoas abusam. Se o e-mail é corporativo, deve ser usado profissionalmente”, diz.

Recinella alerta ainda que a empresa tem o direito legal de monitorar o transito das mensagens do e-mail corporativo. “Esta atitude não é considerada invasão de privacidade ou violação de correspondência”, revela.

Artur Motta, diretor Treinamento & Desenvolvimento da GS&MD – Gouvêa de Souza, recomenda cuidados na troca de mensagens entre colegas da mesma empresa. “Muitas vezes elas são toleradas pela empresa, mas devem ser feitas com parcimônia. O conteúdo não deve conter vídeo, links externos e longos textos sobre assuntos particulares”, comenta Motta.

O diretor da GS&MD cita que as abreviações e os termos técnicos da organização devem ser evitados. “As abreviações transmitem alta informalidade e podem dificultar o entendimento da mensagem. Exceções são permitidas para as de domínio comum como ‘att’ (atenciosamente)”, aconselha. Motta afirma que os termos técnicos só devem ser usados se houver a certeza que o interlocutor os conhece e que auxiliará no entendimento da mensagem.

A consultora em carreiras Letícia Nobre ressalta que a assinatura do e-mail deve constar o essencial. “Menos é mais. Nome, cargo, e-mail corporativo e telefone da empresa. Se for o caso, número do celular”, diz.

Dicas

Enviar cópia - O especialista em carreiras Roberto Recinella recomenda não copiar muitas pessoas no e-mail. “Restrinja o envio a somente pessoas que necessitam estar a par do assunto”, diz.

Currículo - “Se você está pensando em mudar de emprego, envie seu currículo pelo e-mail pessoal, não pelo da empresa. Parece incrível dar esta dica, mas ainda existe gente que faz isso”, comenta Roberto Recinella.

Responder - Demorar demais ou não responder as mensagens recebidas é um erro comum e deve ser evitado. “Mesmo que ainda não tenha uma resposta definitiva, responda que recebeu, está ciente e que vai responder até tal dia”, acrescenta Recinella.

Destinatário - Confira a lista de destinatários mais de uma vez. É a sugestão da gerente da Catho, Angélica Nogueira. “Assim, você garante que o e-mail vai ser enviado para o contato correto”, diz. A especialista revela que o preenchimento automático dos navegadores da web podem sugerir a pessoa errada. “E tenha cuidado especial com destinatários que possuem o mesmo nome”, ressalta.

Bom título - Angélica Nogueira, da Catho, orienta a criar um bom título. “Se deseja que seu e-mail seja lido, é preciso chamar a atenção rapidamente e oferecer uma mensagem clara e concisa. A melhor opção é usar a ideia central do e-mail”, ensina. Outra dica é jamais mandar mensagem com o assunto em branco. “Isso garante que ele não seja lido com prioridade ou vá para a lixeira”, informa Angélica.

Cumprimento - A escolha do cumprimento e da despedida infere na mensagem que está sendo passada e prepara o interlocutor para a sequencia do e-mail. É o que explica o diretor de treinamento e desenvolvimento da GS&MD, Artur Motta. “É a partir do cumprimento que começamos a conhecer o grau de formalidade e o espírito do transmissor da mensagem”.

Cumprimento II - Angélica Nogueira, da Catho, diz que o cumprimento “Prezado” é o que mais denota formalidade. Já os “Boa Tarde” e “Olá” ficam no meio termo entre a formalidade e informalidade. Segundo ela, são considerados neutros e caem bem na maioria dos contatos. “O cumprimento ‘Oi’ é o tratamento que mais evidencia a informalidade e somente deve ser usado quando houver, de fato, a certeza de que tal liberdade não vai passar a impressão de falta de profissionalismo”, explica.

Hierarquia - O advogado Thiago Jordace, 28 anos, diz que se o destinatário for hierarquicamente superior, usa a sigla de titulação acadêmica antes de seu nome (Ms. e Dr.). “Se for de hierarquia igual ou inferior não necessita usar a regra, mas é bom manter certa formalidade, tal como prezado”.

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